Poradniki Księgowość i finanse w chmurze obliczeniowej. Co warto wiedzieć?

Prowadzenie księgowości w chmurze jeszcze do niedawna było domeną małych przedsiębiorstw, rozliczających się za pośrednictwem dedykowanych portali lub dużych firm z odpowiednim zapleczem informatycznym, które w ten sposób próbowały zabezpieczać swoje dane i optymalizować koszty wynikające z utrzymania stacjonarnych serwerów. Obecnie nowoczesna księgowość online zyskuje coraz większą popularność, a zainteresowanie taką formą przechowywania i przetwarzania danych wykazują coraz częściej małe i średnie przedsiębiorstwa.

  1. Co warto wiedzieć o księgowości w chmurze?
  2. Jak działa księgowość w chmurze?
  3. Dlaczego warto przenieść księgowość do chmury?
  4. Kiedy przenieść księgowość do chmury?
  5. Bezpieczeństwo danych w księgowości

Co warto wiedzieć o księgowości w chmurze?

Prowadzenie księgowości w chmurze obliczeniowej może budzić pewien opór. Wiele firm rezygnuje z tej opcji z obawy przed utratą danych, a także przed kosztami takiej obsługi. Warto więc na początku przybliżyć, na czym polega rachunkowość w chmurze i z czym wiąże się taka forma jej prowadzenia.

Pojęcie księgowości online może przybierać różne postaci. Dla małych przedsiębiorców będzie to prowadzenie i przechowywanie danych na serwerach firm oferujących programy księgowe w chmurze. Dla innych będzie to oznaczało wykorzystywanie zewnętrznej mocy obliczeniowej i przestrzeni dyskowej przez pracowników. Tego typu praca może być realizowana zarówno w czasie rzeczywistym, jak i z wykorzystaniem chmury wyłącznie do archiwizacji i ewentualnego odtwarzania danych. Znajdą się również tacy, którzy za księgowość w chmurze uznają samą archiwizację danych, np. z zamkniętych lat. Wspólnym mianownikiem jest jednak to, że część naszych danych spoczywa na serwerach zewnętrznych podmiotów, które powinny udzielić nam do nich niezakłóconego dostępu o dowolnej porze dnia i nocy.

Jak działa księgowość w chmurze?

Wielu małych przedsiębiorców poszukując taniego i prostego programu do księgowości, z trafia na oferty aplikacji lub portali z księgowością on-line. W tym modelu, zewnętrzny dostawca umożliwia bieżące zapisywanie i odtwarzanie naszych danych na jego serwerze. Program do księgowości w chmurze można więc uznać za najbardziej klasyczny przykład działania tego modelu. Jak on się jednak ma do większych przedsiębiorstw? Wygląda to podobnie, jednak pełna księgowość w chmurze – szczególnie w dużych firmach – charakteryzuje się znacznie bardziej rozbudowanym schematem, przez co musi spełniać o wiele większe wymogi wydajnościowe. Wiąże się to z koniecznością zapewnienia pełnego dostępu do chmury i danych kilkunastu, a często nawet kilkudziesięciu użytkownikom równocześnie.

Dlaczego warto przenieść księgowość do chmury?

Wspomnieliśmy o wymogach wydajnościowych, warto więc odpowiedzieć na pytanie, czy taki schemat pracy się opłaca. Mała księgowość w chmurze jest powszechnie spotykanym rozwiązaniem. Wiele firm decyduje się właśnie na taki model, ponieważ jest on jest stosunkowo tani. Ponadto, przedsiębiorcy nie muszą obawiać się, że ich dane przepadną wraz z awarią komputera lub zostaną wykradzione, co jest szczególnie istotne w kontekście obowiązków nałożonych przez RODO.

Co, jeśli potrzebujemy pełnej księgowości? Pełna księgowość przeniesiona do chmury wymaga od nad nas przed wszystkim mniej sprzętu. Jeśli chcemy osiągnąć maksymalne bezpieczeństwo oraz wydajność, prowadząc księgowość tradycyjnie, poza serwerem bazodanowym powinniśmy mieć jeszcze co najmniej dwa: terminalowy i zapasowy, które trzeba zaopatrzyć w stosowne oprogramowanie i stale serwisować. W przypadku prowadzenia księgowości w chmurze wystarczy nam dobre łącze internetowe wsparte serwerem, na którym możemy samodzielnie przechowywać kopie zapasowe oraz inne dane.

Oszczędzamy zatem zarówno na sprzęcie, jak i jego obsłudze. Jedyne koszty, które ponosimy, związane są z wdrożeniem nowych rozwiązań, zapewnieniem dobrej jakości łącza i opłatą za wykorzystywaną przestrzeń.

Kiedy przenieść księgowość do chmury?

Im szybciej, tym lepiej. Koszty wdrożenia nowych, coraz wydajniejszych programów księgowych, a także zakupu i serwisu serwerów będą się zwiększały, przez co, z czasem, będzie nam coraz trudniej oderwać się od klasycznej ewidencji danych. Obecnie na rynku dostępny jest szeroki wachlarz programów do księgowości w chmurze. Ważne, by zlokalizować je w bezpiecznej przestrzeni serwerowej, jak Centrum Danych Beyond.pl Dzięki temu, niezależnie od wielkości przetwarzanych danych, jesteśmy w stanie w prosty sposób zoptymalizować swoje koszty i procesy.

Bezpieczeństwo danych w księgowości

Wielu firmom trudno zdecydować się na księgowość w cloudzie głównie ze względu na obawy o bezpieczeństwo danych. Należy jednak pamiętać, że restrykcyjne certyfikacje centrów danych, takie jak PCI DSS, ISO/IEC 27001 czy Rated 4 wg ANSI/TIA-942 potwierdzają i gwarantują najwyższe standardy bezpieczeństwa infrastruktury i dostępności danych.

Jako promotorzy cyfrowej transformacji i doświadczeni partnerzy instytucji finansowych rekomendujemy migrację księgowości do chmury. Pozwoli to na zaoszczędzenie na lokalnej infrastrukturze, zwiększy bezpieczeństwo danych, a ponadto zoptymalizuje wydajność.